Opcji jest tyle, że może być trudno się zdecydować i nie przepaść w ogromie możliwości. W tym wpisie znajdziecie część pierwszą subiektywnego przeglądu najciekawszych aplikacji pomocnych w planowaniu pracy i zarządzaniu czasem, podzielonych na 3 kategorie. Jeśli jeszcze nie używacie żadnej z tego rodzaju aplikacji, proponuję na początek wybrać maksymalnie po jednej z każdej kategorii i korzystać z wersji darmowych tak długo, jak się da. Najprawdopodobniej dla wielu osób będą to wersje całkowicie wystarczające i w ogóle nie trzeba będzie rozważać opcji płatnych. Po pierwszym tygodniu sami będziecie wiedzieć, czy te kilka aplikacji to dla Was za dużo, czy potrzebujecie czegoś jeszcze, a może którąś trzeba zmienić, bo nie spełnia Waszych oczekiwań. Wybór należy do Was!
Poniżej pierwsza kategoria, czyli organizacja pracy:
Trello
Intuicyjna aplikacja do tworzenia list zadań, które można podzielić według zaawansowania prac (np. „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”) lub dodać swoje kategorie. Świetnie sprawdzi się przy pracy grupowej – do swoich tablic można zaprosić dowolną ilość osób, zorganizować zespoły, do każdego zadania przypisać osoby odpowiedzialne, dodać komentarze, etykiety, terminy i załączać pliki. Można też skorzystać z integracji z popularnymi aplikacjami np. Dropboxem, Slackiem, kalendarzem Googla itp. W wersji bezpłatnej możemy wybrać jeden z takich dodatków do każdej karty, a większą ich ilość udostępnia wersja płatna. Trello daje ogromne możliwości przy naprawdę prostej obsłudze. Udostępnia polską wersję językową i aplikację mobilną. To mój osobisty nr 1 do podstawowej organizacji pracy własnej i zespołowej.
Asana
Aplikacja dedykowana zespołom, do organizacji zadań i monitorowania pracy. Darmowa wersja podstawowa umożliwia dodanie do 15 członków zespołu i udostępnia podstawowe funkcjonalności, takie jak podział projektu na zadania opisane tagami. Wersja płatna oferuje o wiele więcej opcji, jak chociażby wizualizację projektu w postaci osi czasu, gdzie widać postępy pracy w poszczególnych miesiącach. Dostępna w języku angielskim (i 5 innych, ale bez polskiego 😉), także w postaci aplikacji mobilnej.
Todoist
Elektroniczna „lista to do”. Jej przewaga nad wersją tradycyjną polega na tym, że sama może nam przypomnieć, co i kiedy mamy zrobić. W aplikacji tworzymy listę zadań na dany dzień, oznaczamy kategorie i nadajemy priorytety. Dodać można też zadania wykonywane cyklicznie, np. co poniedziałek. Sprawdzi się zarówno do planowania zadań w pracy, jak i domowych obowiązków – Todoist zadba, byśmy nie zapomnieli, że we wtorki warto odkurzyć, a 10go trzeba zapłacić rachunki. Na liście oznaczać można inne osoby, które dostaną powiadomienia o przydzielonych im zadaniach, więc odtąd argument „zapomniałem” przestanie mieć rację bytu – czy to w odniesieniu do sprawozdania z projektu czy podlewania kwiatków. Co więcej, Todoist interpretuje język naturalny, co oznacza, że gdy wpiszemy mu „wysłać raport w każdy poniedziałek o 12 począwszy od przyszłego miesiąca” to będzie wiedział, co z tym zrobić. Aplikacja dostępna jest również po polsku i w wersji na urządzenia mobilne. Darmowa wersja ma ogranicza ilość projektów do 80 i ilość osób w projekcie do 5. Wersja Premium oferuje m.in. przypomnienia dla zadań, komentarze, personalizację funkcjonalności np. własne etykiety i wyglądu, np. własny szablon projektu). Jest też specjalna wersja dla firm, dedykowana dla zespołów.
Any.do
Wunderlist (wkrótce Microsot To-Do)
Chyba najbardziej rozbudowane narzędzie do zarządzania prywatnymi i zawodowymi listami zadań, mające ponad 13 milionów użytkowników. Aktualnie przechodzi transformację, a raczej powoli zbliża się do wygaszenia w związku z przejęciem go przez Microsoft, który na jego miejsce wprowadza To-Do – w tym momencie dostępną w wersji Preview. Jej atutem ma być z kolei prostota użytkowania. Jak na razie to jednak opinie fanów Wunderlista, delikatnie mówiąc, nie napawają optymizmem. Pozostaje wierzyć, że Microsoft zgodnie z zapowiedziami, wygasi Wunderlista dopiero po udostepnieniu w To-Do wszystkich jego najlepszych funkcji. A należą do nich na pewno m.in. rozbudowane integracje z innymi platformami, polski interfejs, interpretacja naturalnego języka, organizowanie list w foldery. Co ciekawe, od 4 kwietnia 2018 roku Wunderlist nie pobiera opłat za wersję Pro – wszystkie funkcje dostępne są w podstawowym koncie bez żadnych ograniczeń.
Nozbe
Na koniec warto wspomnieć o polskim rozwiązaniu – Nozbe zostało napisane na potrzeby własne jego twórcy i po jakimś czasie wypuszczone jako osobna aplikacja. Klienci powoli zapoznawali się z nowym narzędziem, aż pewnego dnia ich ilość nagle zaczęła wzrastać o setki dziennie, wprawiając w osłupienie jej twórców. Co się okazało – w dalekiej Japonii jeden z ichniejszych „influencerów” pochwalił się, że używa Nozbe 😉 Ta jedna nieoczekiwana rekomendacja uruchomiła lawinę i dziś firma nie prowadzi już poprzedniej działalności, a rozwija i promuje Nozbe. Co może wyróżnić aplikację na tle innych? Np. możliwość określenia przypuszczalnego czasu realizacji zadania czy pełna funkcjonalność w wersji darmowej (ale z limitem do 5 aktywnych projektów). Aplikacja oferuje też 3 pakiety płatne - dla różnej liczby użytkowników współdzielących zadania. Wartością dodaną będzie zadowolenie ze wsparcia rodzimego biznesu. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o początkach Nozbe – zachęcam do wysłuchania 120-go odcinka podcastu Mała Wielka Firma, w którym gościem był Michał Śliwiński - specjalista ds. produktywności i twórca Nozbe.
Ta lista nie wyczerpuje rzecz jasna wszystkich dostępnych na rynku narzędzi do organizacji pracy, ale chyba każdy możne wybrać z niej dla siebie coś ciekawego na dobry początek. Nikt nie każde nam przecież korzystać stale z jednej aplikacji. Testować i porównywać możemy do woli, byle tylko nie stracić na te testy zbyt wiele czasu… A jak już przy czasie jesteśmy – w kolejnej części przeglądu przyjrzymy się aplikacjom do mierzenia czasu pracy. Stay tuned!
Data publikacji: 22-11-2018